Die BiM – Bildung im Mittelpunkt GmbH organisiert im Auftrag der Stadt Wien die freizeitpädagogische Tagesbetreuung an den ganztägig geführten Volksschulen sowie die Ferienbetreuung in Wien und sucht zur Verstärkung des Teams der fachlichen Geschäftsführung ab 05.10.2026 eine:n

Mitarbeiter:in Office Management 37h (m/w/d)

Das Hauptziel der Stelle ist die Unterstützung und Entlastung der fachlichen Geschäftsführung sowie ihrer Assistentz bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten und die Sicherstellung eines effizienten Postmanagements.

Ihre Aufgaben sind:

• Abwicklung allgemeiner Büro- und Organisationstätigkeiten
• Verwaltung mehrerer E-Mail-Postfächer sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• E-Mail- und Telefonkorrespondenz
• Terminkoordination und Kalenderorganisation
• Protokollführung, Korrespondenz, Ablage und Dokumentation
• Erstellung von Protokollen, Unterlagen und Präsentationen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von externen und internen Meetings und Sitzungen
• Empfang und Betreuung von Besucher:innen und Gästen

Sie bringen mit:

• Unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau, eine vergleichbare Qualifikation oder adäquate informelle Kompetenzen
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Bereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Mehrsprachigkeit von Vorteil
• Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• Hohe kommunikative und soziale Kompetenz
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und zu setzen
• Selbständiges, strukturiertes und genaues Arbeiten
• Teamfähigkeit
• Gender- und Diversity-Kompetenz
• Kenntnisse der Organisation der Stadt Wien und Affinität zum (schulischen) Bildungsbereich von Vorteil
• Unbescholtenheit

Wir bieten Ihnen:

• Ein herausforderndes Aufgabengebiet beim größten Anbieter freizeitpädagogischer Tages- und Ferienbetreuung
• Die Mitarbeit in einem diversen Team und einem offenen Arbeitsklima
• Moderne Büroräumlichkeiten
• Weiterbildungsangebote
• Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz
• 37-Stunden-Woche
• Home-Office Möglichkeiten

Als Bildung im Mittelpunkt stehen wir für eine faire und offene Gesellschaft, Inklusion und Diversität und lehnen jegliche Form der Diskriminierung ab. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller gesellschaftlichen Gruppen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Gehaltsinformationen:

Die Entlohnung entspricht dem Gehaltsschema des Kollektivvertrages der Sozialwirtschaft Österreichs (Verwendungsgruppe 6/1) und beträgt auf Vollzeitbasis (37h) und ohne angerechnete Vordienstzeiten mindestens € 2.867,20 monatlich brutto.

Wenn wir mit dieser Ausschreibung Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf – bitte übermitteln Sie diese möglichst bald hier über unser Bewerbungsportal.