Die BiM – Bildung im Mittelpunkt GmbH organisiert im Auftrag der Stadt Wien die freizeitpädagogische Tagesbetreuung an Volksschulen sowie die Ferienbetreuung für Wiener Schulkinder.

Der Geschäftsbereich Wiener Ferien der BiM - Bildung im Mittelpunkt organisiert und administriert die schulische Ferienbetreuung für schulpflichtige Kinder und Jugendliche von 6 bis 14 Jahren und sucht zur Verstärkung ihres Teams ab 15. September 2026 eine

Bürokoordination & Qualitätssicherung (m/w/d) Vollzeit (37h Woche)

Ziel der Position liegt in der Sicherstellung der operativen Leistungsfähigkeit und der Entlastung der Abteilungsleitung. Dies soll durch die eigenverantwortliche Koordination von Projekten und Prozessen, die Bearbeitung des Beschwerdemanagements sowie die Mitwirkung an der internen und externen Qualitätssicherung erfolgen. Darüber hinaus soll eine professionelle Büroorganisation zur Entlastung der Abteilungsleitung beitragen. Auch die bedarfsorientierte Unterstützung des First-Level-Kund:innenservices sowie der flexible Einsatz in weiteren Bereichen der Abteilung Wiener Ferien sind vorgesehen.

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Büroorganisation und Administration 
• Pflege des Abwesenheitsmanagers, der Ordnerstruktur, der Dienstplan- und Urlaubsliste
• Koordination sowie Erstellung bzw. Überarbeitungen von Prozessen und Infoblättern
• Koordination von Standort-Besuchen zur Qualitätssicherung 
• Koordination, Organisation und Zuweisung von Aufgaben an die Bereichsorganisator:innen 
• Koordination des abteilungsinternen Beschwerdemanagements
• Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen 
• Vertretung bei Freigaben von Rechnungen sowie Stunden- und Urlaubsanträgen  
•  Proaktive Mitgestaltung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Abläufen und Leistungen

Sie bringen mit:

• Unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt 
• Abgeschlossene höhere allgemeinbildende oder berufsbildende Schule oder adäquate Qualifikation 
• Mehrjährige Berufserfahrung im Büro- bzw. administrativen Bereich 
• Kenntnis der Wiener Verwaltung von Vorteil
• Gender- und Diversity-Kompetenz sowie interkulturelle Kompetenz 
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, Mehrsprachigkeit wünschenswert 
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und keine Scheu vor Datenbanken sowie (Video-)Telefonie 
• Eigenverantwortliche, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise mit Problemlösungskompetenz und ganzheitlicher Denkweise 
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit 
• Ausgeprägtes analytisches Denken und hohe Genauigkeit 
• Hohes Maß an Teamgeist, Lernwille und Einsatzbereitschaft, auch in anspruchsvollen Situationen 
• Kompetenz in Verhandlungs- und Gesprächsführung 
• Motivation zur aktiven Mitgestaltung von Veränderungsprozessen 

Wir bieten Ihnen: 

• Ein herausforderndes Aufgabengebiet beim größten Anbieter freizeitpädagogischer Tages- und Ferienbetreuung
• Die Mitarbeit in einem diversen Team und einem offenen Arbeitsklima
• Moderne Büroräumlichkeiten
• Weiterbildungsangebote
• Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz
• 37-Stunden-Woche
• Home – Office Möglichkeiten

Als Bildung im Mittelpunkt stehen wir für eine faire und offene Gesellschaft, Inklusion und Diversität und lehnen jegliche Form der Diskriminierung ab. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller gesellschaftlichen Gruppen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Entlohnung entspricht dem Gehaltsschema des Kollektivvertrages der Sozialwirtschaft Österreichs (Verwendungsgruppe 7/1) und beträgt auf Vollzeitbasis (37h) und ohne angerechnete Vordienstzeiten mindestens € 3.074,80,- monatlich brutto.

Wir freuen uns über Ihre ehestmögliche Bewerbung in Form eines Lebenslaufs sowie eines Motivationsschreibens mit der Darstellung Ihrer Kompetenzen. Nützen Sie für Ihre Bewerbung bitte unser Onlinebewerbungsportal über folgenden Link.