Die BiM – Bildung im Mittelpunkt GmbH organisiert im Auftrag der Stadt Wien die freizeitpädagogische Tagesbetreuung an den ganztägig geführten Volksschulen sowie die Ferienbetreuung in Wien und sucht zur Verstärkung des Teams im Bereich Personal und Payroll ab 01.09.2026 eine

Bürokoordination mit Schwerpunkt Betriebliches Gesundheitsmanagement (m/w/d) 37h

Das Hauptziel der Stelle „Bürokoordination mit Schwerpunkt Gesundheitsmanagement“ ist die Sicherstellung der operativen Leistungsfähigkeit der Abteilungsleitung Personal und Payroll durch selbständige, strukturierte und proaktive Unterstützung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben sowie der Steuerung interner Abläufe. Die Funktion übernimmt dabei eine zentrale Schnittstellen- und Kommunikationsrolle und trägt zur effizienten Organisation und Weiterentwicklung der Abteilungsprozesse bei.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt im Betrieblichen Gesundheitsmanagement mit dem Ziel, gesundheitsfördernde Strukturen und Rahmenbedingungen nachhaltig in der Organisation und Unternehmenskultur zu verankern. Dies umfasst die Mitwirkung bei der Planung, Koordination und Umsetzung entsprechender Maßnahmen sowie die organisatorische Begleitung relevanter Prozesse und Projekte.

Ihre Aufgaben sind:

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung Personal und Payroll
• Schnittstellenfunktion zu Abteilungsleitungen, Fachbereichsleitungen und Bürokoordinationen der Zentrale
• Sicherstellung eines strukturierten Informations- und Kommunikationsflusses innerhalb der Abteilung
• Koordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und internen Abstimmungen sowie Protokollführung
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Unterlagen und Präsentationen für die Abteilungsleitung
• Selbständige Korrespondenz, Aufbereitung sowie Korrekturlesen von Dokumenten und Texten
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Weiterentwicklung gesundheitsfördernder Strukturen und Prozesse
• Koordination von und Mitarbeit bei Prozessen und Projekten im Bereich Gesundheitsmanagement sowie bei der Umsetzung gesundheitsfördernder Maßnahmen und Aktivitäten

Sie bringen mit:

• Unbeschränkten Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
• Abgeschlossene höhere allgemeinbildende oder berufsbildende Schule oder kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management-, Organisations- oder Verwaltungsbereich
• Erfahrung im Projekt-und Prozessmanagement von Vorteil
• Erfahrung im betrieblichen Gesundheitsmanagement, Personalbereich oder in administrativen Koordinationsfunktionen von Vorteil
• Interesse an Gesundheits- und Vorsorgethemen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Sehr gute Zahlenaffinität sowie präzise und sorgfältige Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung
• Teamfähigkeit und Engagement sowie unternehmerisches Denken
• Hohe Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Sehr gute MS Office - Kenntnisse
• Diversitäts- und Genderkompetenz
• Unbescholtenheit

Wir bieten Ihnen:

• Ein herausforderndes Aufgabengebiet beim größten Anbieter freizeitpädagogischer Tages- und Ferienbetreuung
• Die Mitarbeit in einem diversen Team und einem offenen Arbeitsklima
• Moderne Büroräumlichkeiten
• Weiterbildungsangebote
• Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz
• 37-Stunden-Woche
• Home – Office Möglichkeiten

Als Bildung im Mittelpunkt stehen wir für eine faire und offene Gesellschaft, Inklusion und Diversität und lehnen jegliche Form der Diskriminierung ab. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller gesellschaftlichen Gruppen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Gehaltsinformationen:

Die Entlohnung entspricht dem Gehaltsschema des Kollektivvertrages der Sozialwirtschaft Österreichs (Verwendungsgruppe 7/1) und beträgt auf Vollzeitbasis (37h) und ohne angerechnete Vordienstzeiten mindestens € 3.074,80 monatlich brutto.

Wenn wir mit dieser Ausschreibung Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf – bitte übermitteln Sie diese möglichst bald hier über unser Bewerbungsportal.